Semana 4: Como arquivar documentos? - Série 1 Ano de Destralhe

Acompanhe este projeto de 1 ano de destralhe! Nesta etapa descubra como arquivar documentos que você precisa guardar.

Semana 4: Como arquivar documentos? - Série 1 Ano de Destralhe
Agora que você já separou o que realmente é importante ser guardado de todos os documentos e papéis que encontrou, vamos pensar em maneiras de arquivar tudo isso.

O que devo observar na hora de arquivar documentos?


  • Espaço - Quanto menos espaço essa papelada puder ocupar, melhor.
  • Organização - Colocar tudo misturado dentro de uma caixa não adianta muito. Caso você precise consultar esses documentos, eles devem estar de maneira a facilitar o trabalho.
  • Proteção e segurança - Eles precisam estar protegidos de sol, água, mofo, poeira, cupim, traça e de tudo que possa deteriorar os papéis. Também precisam estar em local que só você acesse, de forma segura.
Depois de pensar nesses detalhes, vou te dar algumas sugestões de como arquivar documentos.

Opção 1 - Digitalização

Essa ideia eu já tinha e só confirmei que muita gente faz assim. Todos os documentos, comprovantes de pagamento, notas fiscais, etc que precisam ser arquivados, farei a digitalização e ficarei com os arquivos na nuvem (google drive, dropbox, one drive, entre outros).

Algumas pessoas simplesmente fazem fotos com o celular, e isso todo mundo pode fazer. No meu caso, pretendo escanear. Para guardar os arquivos alguns usam HDs externos, cds, dvds ou pendrives - optei por colocar no dropbox, assim tenho acesso a tudo em qualquer lugar que tenha internet.

Com essa opção ganho espaço, posso organizar tudo em pastas da maneira que funcionar melhor pra mim, tudo estará protegido da ação do tempo e seguro já que o conteúdo do dropbox não é público sendo protegido por login e senha.

ATENÇÃO! Alguns documentos perdem a validade se forem arquivados dessa forma - por exemplo os que tem autenticação do cartório. Pesquise antes de descartar os originais. Também existem as opções de autenticação e assinatura digital, mas isso deve te gerar algum custo.

Opção 2 - Arquivo físico

Algumas coisas realmente precisam ser guardadas na forma física como certidões, documentos tipo identidade/cpf/título de eleitor, entre outros. Além disso, pode ser que você prefira manter tudo em papel mesmo.

Nestes casos, recomendo pastas e caixas onde você possa separar os papéis por tipo ou por mês, como preferir. Aqui prefiro separar por tipo: contas de água, de luz, de telefone, de cartão de crédito, notas fiscais, etc...

Abaixo coloco exemplos de modelos de arquivo com preços, para que você tenha ideia de qual escolher.

  • [vtab]
    • Pasta Fichário
      • Com esse modelo você vai precisar furar os documentos, ou usar páginas plásticas para colocar seus papéis dentro delas sem furos. É interessante porque você pode consultar tudo sem tirar da pasta, o que economiza tempo e garante maior proteção. 
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    • Caixa Arquivo
      • Essas são muito usadas em escritório, mas conheço pessoas que usam com as pastas suspensas e organizam a vida toda aí dentro. 
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    • Arquivo Maleta
      • Achei esse modelo bem interessante pra quem tem muita coisa pra guardar. Por ser mais larga vai acomodar bem bastante coisa, mas manterá tudo organizado e ocupando não muito espaço. 
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    • Pasta Sanfonada Plástica
      • Este é o modelo que uso há muito anos. Inclusive com a mesma pasta. Após toda essa organização e redução do que vai ser guardado em papel, acho que ela será suficiente pra mim e pro marido.
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    • Organizador de Mesa
      • São ótimos pra funcionarem como caixa de entrada. Coloque neles as contas a vencer e as recém pagas, papéis que você ainda precisa decidir o que fazer, documentos arquivados que você vai precisar levar em algum lugar (como o histórico de exames para o médico). Isso evita que você fique mexendo no seu arquivo principal todos os dias. 
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Para finalizar, acho que agora a vida dos seus documentos está resolvida né? A vida dos meus ainda segue nos escaneamentos, quando eu terminar atualizo este post pra vocês verem quanto realmente eu guardei em papel.

Deixo muito trabalho pra vocês nessa próxima semana!
Até a próxima

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